Práca finančného poradcu. Ako ju vykonávať maximálne efektívne s využitím moderných online nástrojov?
Aj keď štandardne píšem články pre bežných ľudí/klientov, tentokrát som sa jeden rozhodol venovať finančným poradcom.
A nielen im. Som presvedčený, že práca finančného poradcu, či v iných službách je okrem odbornosti hlavne o manažmente.
Môžete byť top odborník, ale keď nedržíte slovo, sústavne nestíhate, neodpisujete včas na maily, zabúdate alebo ste zasypaný administratívou, niečo nie je v poriadku.
Kvalitu služieb určujeme my
Každý z nás by chcel mať množstvo klientov. Predstavte si situáciu, že by sa vám behom jedného mesiaca ich počet zdvoj či dokonca strojnásobil. Dokázali by ste pri súčasnom nastavení procesov dostatočne rýchlo a kvalitne vyriešiť ich požiadavky? A čo následný servis? Budete stíhať?
A nie je práve reputácia a referencie to jediné, čo v skutočnosti máme? A to je dôvod, prečo na kvalite našich služieb záleží.
Preto som spísal zoznam appiek/softvéru, ktoré využívam pri svojej práci a pomáha mi spolu s mojim tímom byť maximálne efektívny.
Keď si niekto z vás pri čítaní povie, že všetko už pozná alebo že to má dokonca nastavené lepšie, super a gratulujem! Z mojej skúsenosti však existuje obrovský počet poradcov (či poskytovateľov iných služieb), ktorým to pomôcť môže a to najmä vtedy, keď uvažujú vo veľkom a čo najväčšom automatizovaní procesov!
Cieľom je inšpirovať k poskytovaniu lepších služieb, pretože z toho vo finále budú profitovať všetky zúčastnené strany obchodu.
Emailový klient + Mailtrack
Nakoľko mesačne pošlem vyše tisíc emailov (každému klientovi posielam z nášho stretnutia sumár a všetko kvôli evidencii riešim cez email), je pre mňa výber vhodného emailového klienta kľúčový.
Zlatým pravidlom je používať emailového klienta, ktorého prostredie vám umožňuje pracovať maximálne efektívne. Aj keď väčšina ľudí používa na pracovné maily Outlook, mne sa najlepšie z užívateľského hľadiska osvedčil klasický Gmail. Do Gmailu som si naimportoval cez POP3 a SMTP všetky používané pracovné emailové adresy a za 20 € navýšil kapacitu emailu na 100 GB. Vďaka tomu si nemusím mazať staré emaily a viem sa ku každému emailu vrátiť.
Veľmi šikovným pomocníkom je Mailtrack, ktorý dokáže sledovať otvorenie mailu adresátom. Plná verzia za 29 €/ročne.
Nezabúdajte, že veľmi dôležitá je aj rýchlosť. Rýchlosťou odpovedania dávate najavo ako si vážite klientov. Skvelé štatistiky dokážete nájsť v Emailmeter. Priemernú rýchlosť odpovede držím na cca 11 hodinách a len na 5% emailov (celkový počet prijatých relevantných emailov v sledovanom mesiaci 752) mi trvá odpoveď dlhšie ako 2 dni.
Google calendar
Už nikdy viac žiadne škrtanice v diári, keď sa vám stretnutie presunie či zruší. Program vidia všetci tí, ktorým svoj kalendár zazdieľate. Asistentka vám vie pridávať udalosti v čase vašej nedostupnosti. Pípnutie pripomienky, či nastavenie automatického odoslania emailu. A ešte jedna vec: Nedá sa stratiť 🙂
Google contacts
Používanie Google contacts má minimálne tri obrovské výhody. Prvou je to, že máte všetky kontakty na jednom mieste, zosynchronizované s vaším telefónom a v prípade straty telefónu iba vymeníte telefón a fičíte ďalej.
Druhou výhodou je veľmi jednoduchý export dát, ktorý viete použiť napríklad pri posielaní smsiek z sms brány.
Tretím benefitom je možnosť používania jedného a toho istého zoznamu čísel vo viacerých telefónoch, čo je geniálne, ak máte asistentky. V prípade, že si do telefónu uložíte nové číslo, hneď ho má viditeľné.
Wunderlist
Wunderlist je efektívny nástroj na task manažment, pričom úlohy môžete triediť do zoznamov a zoznamy môžete zdieľať s rôznymi ľuďmi. Taktiež viete daným úlohám vytvoriť podúlohy, nahrávať prílohy, pridávať poznámky a úlohy viete priraďovať konkrétnym osobám, s ktorými si môžete v rámci danej úlohy četovať.
Každú jednu úlohu, ktorá vznikne a to či už na základe telefonátu alebo emailu, zapisujeme do určitej kategórie, ktorú postupne dokončujeme. Vďaka Wunderlistu nezábudame a dodržiavame slovo. A to nie je v dnešnej dobe málo. Sami si odpovedzte koľkokrát sa vám stalo, že ak vám niekto sľúbil, že niečo zistí alebo vybaví, či to tak naozaj bolo.
Pokiaľ sa chcete rozrastať, zvyšovať efektivitu práce a delegovať činnosti, stane sa Wunderlist vašou dennodenne využívanou appkou (je aj pre počítače aj mobily a je zdarma).
Google disk
Ukladanie súborov na jednom mieste zrýchľuje prácu všetkým v tíme a zabraňuje, aby mal každý súbor inej aktualizácie. Na jednom mieste máme uložené všetky súbory, ktoré používame najčastejšie (manuály, kalkulačky, metodiku, dotazníky, formuláre a pod.).
Za 20 € na rok si viete zvýšite veľkosť úložiska až na 100 GB.
Trello
Aj Trello je program na task manažment, ale jeho výhodou oproti Wunderlistu je to, že si viete vytvárať aj časový postup celého procesu.
A práve túto funkcionalitu používam na evidenciu úverových prípadov. Najprv si vytvoríte nástenku, napr. Hypotéky a v rámci nástenky si vytvoríte rôzne stavy, v ktorých sa s klientom v rámci procesu vybavovania hypotéky môžete nachádzať. Do karty klienta si viete robiť poznámky, pridávať súbory, vytvárať zoznamy podúloh, dávať identifikačné štítky a mnoho ďalšieho.
Následne si už iba spôsobom „drag a drop“ presúvate karty jednotlivých klientov medzi stĺpcami reprezentujúcimi stav procesu. Samozrejmosťou je zdieľanie celej nástenky s vybranými ľuďmi (napr. asistentka), vďaka čomu ste zastupiteľný aj v prípade vašej neprítomnosti.
Na každý produkt si viete vytvoriť samostatnú nástenku, ale najviac sa mi Trello osvedčilo práve pri hypotékach.
Mailchimp – email marketing
Aj keď je možností na email marketing ako maku, obľúbil som si kvôli používateľskému rozhraniu a technickým možnostiam práve Mailchimp. Mailchimp umožňuje zasielať hromadne emaily, ktorých dizajn a obsah si vytvoríte jednoducho spôsobom „drag and drop“.
V roku 2015 so si uvedomil, že z kapacitných dôvodov nie som schopný byť pri každom klientovi osobne, ale dokážem byť jeden z prvých na koho si spomenú, keď budú potrebovať ich požiadavku z finančného sveta vyriešiť. A tak od roku 2015 posielam svojím klientom každý kvartál informačný email s novinkami v rámci finančných produktov, vďaka čomu zachytávam ich potreby ešte v zárodku.
Dlhodobú priemernú otvárateľnosť týchto emailov držím na úrovni 70%. Aby som sa dostal ku každému, musel som vymyslieť ešte niečo lepšie, viď ďalší bod.
Eurosms – sms marketing
Eurosms je slovenský poskytovateľ sms brán. Jeho hlavnou výhodou je výborná technická podpora, vďaka čomu dokážete posielať hromadne niekoľko sto/tisíc sms naraz nahraním jedného excelovského súboru.
My sme to spolu s programátorom posunuli ešte ďalej, keď sme si doprogramovali vlastné rozhranie sms brány, ktoré umožňuje čítať z excelu aj meno klienta a tým pádom posielať personifikované sms, ktoré sú oveľa osobnejšie. Cena jednej smsky je cca 2,5 centa.
Sms bránu používam predovšetkým na zaslanie sms s informáciou, že som posielal cez Mailchimp previdelný newsletter, vďaka čomu mám oveľa vyššiu otvárateľnosť emailov a moja pomoc sa dostane k väčšiemu množstvu klientov. Využitie sms brány je však prakticky neobmedzené.
Úprava dokumentov – ILOVEPDF
Ilovepdf je jedným z mnoha zdarma online nástrojov, ktorý vám dokáže usporiť čas editáciou, spájaním, konverziou, delením či kompresiou súborov rôznych typov – .pdf, .jpg, .docx a pod.
Xfactor – online marketing
Dôležitou súčasťou je okrem optimálne nastavených obchodných procesov a manažmentu aj online marketing. Hovorím o tvorbe článkov a ich nadpisov, voľbe kľúčových slov, SEO, nastavení profilov na sociálnych sieťach, práci s recenziami, nastavení webstránky a pod.
Aj tu je množstvo fínt, s ktorými sa ale logicky verejne nechcem podeliť a chcem si určitú konkurenčnú výhodu.
Výsledky
Logickou odmenou za nadštandardne vykonanú prácu sú aj nadštandardné výsledky.
Pokiaľ uvažujete o zlepšení svojich obchodných výsledkov s využitím online nástrojov či online marketingu, dajte mi vedieť, rád pomôžem.